Política de Tratamiento de Datos Personales

01.Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web, aplicaciones y canales conversacionales (incluido WhatsApp) es mitutela.co(en adelante, “mitutela.co”, “nosotros” o “la Plataforma”), sociedad domiciliada en Colombia.

mitutela.co es una plataforma tecnológica que automatiza la elaboración de documentos jurídicos. No es un consultorio jurídico ni un bufete de abogados. La descripción del servicio se detalla en los Términos y Condiciones y en el Aviso Legal.

02.Definiciones

Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. En particular:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
• Responsable: mitutela.co, que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (por ejemplo, proveedores de hosting, mensajería, pagos, autenticación).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

03.Datos que tratamos

Recolectamos y tratamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio. Estos incluyen:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento (cédula, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, pasaporte), fecha de nacimiento, ciudad y departamento.
• Datos de contacto: número de celular, correo electrónico y, cuando el usuario lo aporta, dirección de residencia.
• Datos de autenticación: credenciales gestionadas por nuestro proveedor de identidad (Clerk).
• Datos de salud y afiliación (sensibles): EPS o entidad prestadora, régimen (contributivo o subsidiado), medicamento, procedimiento o servicio negado, diagnóstico, fórmula médica, historial de solicitudes, órdenes médicas y documentos de soporte cargados por el usuario. Estos datos se usan exclusivamente para elaborar el documento jurídico solicitado.
• Contenido de la conversación: mensajes, notas de voz y archivos enviados por el canal de WhatsApp o por la aplicación web. Podemos generar transcripciones automáticas para estructurar la información.
• Datos de pago: el pago se procesa a través de Bold. mitutela.co no almacena números completos de tarjetas ni códigos de seguridad; recibimos únicamente los datos necesarios para asociar la transacción al usuario (referencia, monto, estado, últimos dígitos del método de pago).
• Datos técnicos: dirección IP aproximada, identificador del dispositivo, sistema operativo, navegador, marcas de tiempo, registros de auditoría, y datos derivados del uso de cookies y tecnologías similares.
• Datos generados por el servicio: documentos producidos por la plataforma, estado del expediente y comunicaciones asociadas.

04.Tratamiento especial de datos sensibles (salud)

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo cuando el titular haya dado su autorización explícita. Por ello:

• Solo trataremos datos de salud cuando el usuario los haya aportado voluntariamente para elaborar su tutela, derecho de petición o desacato.
• El usuario no está obligado a suministrar datos sensibles; sin embargo, sin ellos no será posible generar el documento solicitado.
• Los datos sensibles se usan exclusivamente para la finalidad informada, con acceso restringido y controles adicionales de seguridad.
• No comercializamos, alquilamos ni cedemos datos sensibles a terceros con fines de mercadeo.

05.Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Prestar el servicio de generación automatizada de documentos jurídicos (tutelas, desacatos, derechos de petición y afines) en beneficio del usuario.
2. Coordinar, cuando el plan contratado lo incluya, la presentación del documento ante el juzgado o entidad competente, a través de abogados aliados externos e independientes de mitutela.co.
3. Gestionar el registro, autenticación y administración de la cuenta del usuario.
4. Procesar pagos y facturación mediante nuestros aliados de pagos.
5. Enviar comunicaciones transaccionales por WhatsApp, correo o SMS (recibos, avances, solicitudes de información faltante).
6. Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos y ejercer los derechos que confiere la Ley 1581 de 2012.
7. Prevenir fraude, uso indebido y garantizar la seguridad de la plataforma.
8. Elaborar métricas agregadas y anonimizadas para mejorar la plataforma y prestar reportes internos.
9. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y responder a requerimientos de autoridades competentes.

Cuando queramos usar los datos para finalidades distintas o adicionales (por ejemplo, mercadeo), solicitaremos una autorización nueva, específica y separada.

06.Autorización del titular

Al registrarse, aceptar estos documentos, iniciar una conversación por WhatsApp o realizar el pago del servicio, el titular declara que autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales, incluidos los sensibles de salud, en los términos aquí descritos.

Cuando el usuario aporte información de terceros (por ejemplo, datos de un familiar accionante o de un menor de edad a su cargo), manifiesta y garantiza que cuenta con la autorización o legitimación para hacerlo y mantiene indemne a mitutela.co frente a cualquier reclamación derivada de dicha entrega.

07.Derechos del titular

Como titular de sus datos, usted tiene, en cualquier momento, los derechos que consagra el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a los datos objeto de tratamiento.

08.Cómo ejercer sus derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos, envíe una comunicación al correo [email protected] indicando:

1. Nombres, apellidos y documento de identidad.
2. Datos de contacto para recibir la respuesta.
3. Descripción clara del derecho que desea ejercer (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocación).
4. Documentos que soporten la solicitud, si aplica.

Los tiempos de respuesta son los previstos por la ley: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, contados desde el recibo. Cuando no sea posible atender la solicitud en esos plazos, se informará al titular la causa y el nuevo plazo, que no superará los términos legales adicionales.

09.Encargados y terceros

Para operar el servicio, mitutela.co se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento y están obligados contractualmente a proteger la información. Actualmente utilizamos, entre otros:

• Convex — base de datos y funciones de backend.
• Clerk — autenticación y gestión de sesiones.
• Meta / WhatsApp Business — mensajería con el usuario. El intercambio por WhatsApp está sujeto a los términos y políticas de WhatsApp / Meta.
• Bold — pasarela de pagos.
• Proveedores de modelos de lenguaje e infraestructura de IA — para procesar la información aportada y generar borradores del documento. La información se envía cifrada en tránsito y bajo acuerdos de confidencialidad y no uso para entrenamiento cuando el proveedor lo permite.
• Abogados aliados — únicamente cuando el usuario contrata el plan que incluye la presentación de la tutela; recibirán los datos estrictamente necesarios para la radicación.

10.Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos Encargados operan en jurisdicciones distintas a Colombia. En estos casos, mitutela.co garantiza que existan estándares de protección adecuados o instrumentos contractuales que aseguren un nivel de protección compatible con la Ley 1581 de 2012, y que las transmisiones se realicen para las finalidades autorizadas.

11.Seguridad de la información

Adoptamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Estas medidas incluyen, sin limitarse a:

• Cifrado en tránsito mediante TLS.
• Control de acceso basado en roles y principio de menor privilegio.
• Registro de auditoría de operaciones críticas.
• Copias de seguridad periódicas.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, proveedores y abogados aliados.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Al usar la plataforma, el usuario reconoce y acepta este riesgo inherente al uso de internet y de servicios de terceros como WhatsApp.

12.Datos de niños, niñas y adolescentes

El servicio está dirigido a personas mayores de edad. Cuando el trámite involucre a un menor de edad (por ejemplo, la tutela se solicita a favor de un hijo), los datos personales del menor solo se tratarán con la autorización responsable del representante legal, en respeto de sus derechos fundamentales y del interés superior del menor, conforme a los artículos 7 de la Ley 1581 de 2012 y 12 del Decreto 1377 de 2013.

13.Vigencia y conservación

Los datos personales se conservarán mientras exista una relación contractual o comercial con el usuario, mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recolectados, o para cumplir obligaciones legales (tributarias, contables o de defensa judicial). Vencidos esos plazos, la información será suprimida o anonimizada de forma segura.

14.Cookies y tecnologías similares

El sitio utiliza cookies estrictamente necesarias para la operación (autenticación, sesión, seguridad) y, cuando aplique, cookies analíticas para entender de forma agregada cómo se usa la plataforma. El usuario puede administrar sus cookies desde la configuración del navegador; deshabilitar las cookies necesarias puede afectar el funcionamiento del servicio.

15.Cambios a esta política

mitutela.co podrá actualizar esta política cuando la ley o el servicio lo requieran. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección URL y, cuando el cambio sea sustancial, informaremos por los canales habituales (correo o WhatsApp). La fecha de última actualización aparece al inicio del documento.

16.Contacto y PQRSD

Cualquier petición, queja, reclamo o sugerencia relacionada con el tratamiento de datos personales puede dirigirse a:

Si el titular considera que mitutela.co no atendió su solicitud o vulneró sus derechos, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad competente en materia de protección de datos personales en Colombia.